Cómo comprobar si tu transportista te cobra lo pactado

1. Qué necesitas antes de empezar

Tres cosas, y la tercera es la que casi siempre falta:

• El detalle de envíos de la factura. No la primera hoja con el total, sino el listado con una línea por expedición. Si tu transportista te lo da en Excel o CSV, mejor que en PDF.
• La tarifa que tienes firmada. La que negociaste, con sus tramos de peso, zonas y suplementos. La tarifa de catálogo o una de otro año no sirve: tu transportista solo aceptará una reclamación contra lo que firmasteis.
• Lo que tú enviaste. Un listado sacado de tu tienda o de tu programa de envíos con el peso y, si puedes, las medidas de cada paquete. Sin él puedes comprobar que el precio corresponde al peso facturado, pero no que el peso facturado sea el correcto.

2. Cómo se lee el detalle de la factura

Cada transportista lo presenta a su manera, pero las columnas son casi siempre las mismas:

• Expedición. El número que identifica el envío. Es el dato que usarás para reclamar.
• Fecha. Importa si tu tarifa cambió a mitad de año.
• Servicio. Entrega en 24 horas, antes de las 14:00, en sábado, internacional. Cada servicio tiene su precio.
• Destino. Normalmente el código postal. De él depende la zona: provincial, peninsular, islas, Portugal.
• Peso y bultos. El peso por el que te cobran, que no siempre es el que tú declaraste.
• Importe. Lo cobrado por ese envío, sin IVA.

Fíjate en lo que no aparece. La mayoría de facturas no dicen si el peso es el real o el volumétrico, ni desglosan los suplementos: verás un importe más alto y nada que lo explique. Por eso hace falta recalcular.

3. Cómo recalcular un envío

Supón que esta es tu tarifa para la península. Las cifras son inventadas; usa las de tu contrato.

Para cada línea de la factura, el cálculo tiene cuatro pasos:

1. Busca la zona que corresponde al código postal de destino.
2. Busca el tramo de peso. Un envío de 6,8 kg entra en «hasta 10 kg».
3. Si pasa del último tramo, suma los kilos adicionales. Mira en tu contrato cómo se redondean; lo más común es al kilo superior.
4. Suma los suplementos de los servicios que de verdad pediste.

Con esa tarifa, cuatro líneas de una factura quedarían así:

El envío D enseña algo útil: cuando la diferencia coincide exactamente con un suplemento de tu tarifa, ya sabes qué preguntar. Si el envío no llevaba reembolso, es un error. Si lo llevaba, el cobro es correcto.

4. Los siete errores más habituales

Una tarifa antigua

Renegociaste precios, pero el sistema del transportista sigue facturando con los anteriores, en todos los envíos o solo en un servicio. Es de los errores que más dinero mueven, porque afecta a muchas líneas a la vez. Se detecta comparando lo cobrado con la tarifa en vigor en la fecha de cada envío, sobre todo en las primeras facturas después de un cambio.

Tramo de peso equivocado

El envío se cobra en un tramo superior al que le toca. Se detecta comparando el peso de la línea con el precio: si un paquete de 6,8 kg paga lo mismo que uno de 14, algo falla.

Repesajes y peso volumétrico

El transportista factura más peso del que declaraste, porque lo ha vuelto a pesar o porque aplica el volumen. Solo se ve si tienes tu propio listado de pesos. Lo explicamos en el apartado siguiente.

Suplementos que no pediste

Reembolso, entrega en sábado, gestión de devolución, segundo intento de entrega o recargos que no figuran en tu contrato. Suelen aparecer como una diferencia fija que se repite en varias líneas.

Expediciones duplicadas

El mismo número de expedición facturado dos veces, en la misma factura o en la del mes siguiente. Se encuentra buscando números repetidos en el histórico, no solo en la factura del mes.

Zona mal aplicada

Un envío peninsular tarifado como islas, o uno provincial como nacional. Compara el código postal con la zona que le asigna tu contrato.

Devoluciones fuera de lo acordado

Retornos cobrados a un precio distinto del pactado, o cobrados cuando el contrato los incluye. Conviene revisarlos aparte, porque suelen ir en otro bloque de la factura.

5. El peso volumétrico

Un transportista cobra por el espacio que ocupas en el camión, no solo por lo que pesas. Para eso convierte el volumen de la caja en kilos con un factor que debe constar en tu tarifa, y te factura el mayor de los dos: el peso real o el volumétrico.

largo × ancho × alto (en metros) × factor (kg/m³) = peso volumétrico

Con un factor de 167 kg/m³, una caja de 60 × 40 × 30 cm ocupa 0,072 m³ y cuenta como 12 kg. Si dentro llevas 8 kg, te facturarán 12, y con la tarifa de arriba pagarías 7,80 € en lugar de 5,90 €.

Eso no es un error: si el factor está en tu contrato y la caja mide lo que mide, el cobro es correcto. Lo que sí se puede reclamar es esto:

• Medidas mal tomadas. La caja registrada es más grande que la tuya.
• Un factor distinto del pactado. Te aplican 200 o 250 kg/m³ cuando firmaste 167.
• Volumétrico en un servicio que no lo contempla según tu contrato.
• Un repesaje sin justificante. Pide la medición; si no existe, el cargo es difícil de sostener.

Tu mejor defensa es trabajar con formatos de caja fijos y tenerlos documentados. «Nuestra caja mediana mide siempre 40 × 30 × 25 cm» convence más que una foto suelta.

Y si el volumétrico es correcto pero te está saliendo caro, la solución no es reclamar: es ajustar la caja al producto o negociar el factor.

6. Cómo revisar una factura entera

Recalcular línea a línea a mano no es viable a partir de unos cientos de envíos. Este método encuentra la mayoría de errores sin hacerlo:

1. Pasa el detalle a una hoja de cálculo, con una fila por envío.
2. Ordena por servicio y por peso. Dentro de un mismo tramo, todos los envíos deberían costar lo mismo.
3. Mira los que se salen. En un bloque de doscientos envíos de 5 a 10 kg a 5,90 €, los tres que marcan 7,90 € saltan a la vista.
4. Busca expediciones repetidas con la función de duplicados.
5. Cruza con tu listado de pesos y separa los envíos donde el peso facturado supera al declarado.

Este método tiene un límite: si tu transportista aplica mal un precio en todos los envíos de un tramo, ese precio se convierte en lo normal y no destaca. Por eso, una vez al año al menos, conviene comparar lo facturado con la tarifa firmada, tramo por tramo.

7. Qué hacer cuando encuentras un error

• Reúnelos en un solo listado, con número de expedición, fecha, importe cobrado, importe correcto y el motivo en una frase.
• Adjunta la prueba que corresponda: la página de la tarifa, tu registro de peso o las medidas de la caja.
• Envíalo a tu comercial o a facturación y pide un abono, no una explicación.
• Hazlo pronto. Los contratos suelen fijar un plazo para reclamar una factura, y a menudo es corto. Revisa el tuyo.
• Separa lo seguro de lo dudoso. Reclama primero lo que puedas demostrar; lo demás, pregúntalo.

Un error que se repite todos los meses suele venir de cómo está cargada tu tarifa en el sistema del transportista. Pide que lo corrijan en origen, además del abono.

8. Cuándo compensa hacerlo tú

Con unas decenas de envíos al mes, una hora con la hoja de cálculo es suficiente y merece la pena. Con miles de envíos, varios transportistas y tarifas con zonas y suplementos, revisarlo a mano cada mes deja de ser realista, y es cuando casi nadie lo hace.